3 lời khuyên bí mật để lên kế hoạch cho sự kiện thành công

Bạn định làm gì? Sự kiện lớn của bạn đang đến gần, thậm chí nhanh hơn bạn dự đoán.

Tuy nhiên, trở thành một con quái vật luôn luôn là giải pháp cuối cùng. Để ngăn chặn những biến đổi không đáng có này, có những phương pháp và công cụ để lập kế hoạch sự kiện  mà bạn có thể sử dụng để tổ chức đám cưới, gây quỹ, ra mắt sản phẩm dễ dàng và dễ dàng hơn cho bất kỳ sự kiện nào.

Vâng, có nhiều cách để tránh chi phí tăng vọt và những câu chuyện kinh dị khác mà bạn nghe thấy mỗi khi kế hoạch sự kiện đi ra khỏi đường ray. Bạn cũng có thể lập kế hoạch thành công cho một sự kiện khó quên nếu bạn biết những bí mật của những nhà hoạch định chính – những người quản lý dự án. Hãy suy nghĩ như một người quản lý dự án và cho dù bạn là một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp hay người mới lên kế hoạch cho sự kiện đầu tiên của bạn, bạn sẽ học được từ bảy mẹo này.

1. Biết ngân sách của bạn

Nếu bạn chưa xác định số tiền bạn sẽ chi cho một sự kiện, thì sự kiện đó sẽ xác định chi phí cho bạn. Đây không phải là điều bạn muốn. Có thể bạn đang kiếm tiền hoặc có một người anh em họ là kẻ giả mạo. Nhưng hầu hết chúng ta đang làm việc với số tiền hạn chế. Tổ chức sự kiện rất cần bạn phải nắm rõ được ngân sách

Bắt đầu bằng cách sử dụng bảng tính hoặc chỉ đơn giản là một mảnh giấy và thêm các chi tiết đơn hàng cho từng chi tiết sẽ tốn tiền. Một số khoản phí đó sẽ được thanh toán, vì vậy hãy đảm bảo đánh dấu bất kỳ thời hạn thanh toán nào. Ngoài ra, đừng quên để lại một chút phòng ngọ nguậy cho khả năng vượt quá ngân sách dự định của bạn.

Hãy chắc chắn để phân tích chi phí của bạn càng tốt càng tốt, sau đó mô tả chúng. Lưu ý số tiền bạn dự định chi tiêu và để lại một cột cho số tiền bạn thực sự chi tiêu. Bằng cách theo dõi hai số liệu này, bạn có thể ngăn ngân sách của mình vượt khỏi tầm kiểm soát trước khi quá muộn. Bạn có thể nghiên cứu chi phí cho các sự kiện tương tự để làm cho ước tính của bạn chính xác hơn.

2. Bắt đầu với giấc mơ, sau đó trở thành hiện thực

Dễ dàng chỉnh sửa hơn là thêm, vì vậy điều tốt nhất bạn có thể làm là tạo một mạng lưới rộng khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện của mình. Dự thảo sự kiện lý tưởng của bạn sẽ như thế nào, nếu không có hạn chế và có được một bức tranh rõ ràng về những gì sẽ diễn ra.

Sau khi bạn có kế hoạch mơ ước, hãy quay lại bản nháp đó bằng bút chì màu đỏ của bạn và xác định những gì bạn giải quyết. Những mảnh nào là thiết yếu, cái nào không? Những gì bạn đã làm được tạo ra một phạm vi mà bạn có thể đạt được một cách thực tế. Bằng cách đó, kỳ vọng của bạn là có cơ sở và sẽ ít có cơ hội rằng bạn hoặc ai đó sẽ đi theo đường đạn đạo.

3. Sử dụng phần mềm lập kế hoạch sự kiện

Bạn có một bảng tính cho ngân sách của mình và bạn đã đặt các mục tiêu và mục tiêu thực tế cho sự kiện. Bây giờ nếu chỉ có một cách bạn có thể thu ngân sách và lên kế hoạch cho sự kiện trên một nền tảng duy nhất cho phép bạn quản lý, theo dõi và báo cáo về tiến trình sự kiện. Vâng, có một ứng dụng lập kế hoạch sự kiện cho điều đó.

Các công cụ phần mềm có thể giúp bạn quản lý ngân sách và theo dõi xem bạn có vượt quá giới hạn đã đặt hay không. Nhưng, với phần mềm quản lý dự án , bạn có thể làm nhiều hơn thế. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một danh sách nhiệm vụ và sau đó theo dõi các nhiệm vụ đó trong giới hạn thời gian bạn đặt. Những nhiệm vụ này có thể dành cho bạn hoặc những người khác. Với phần mềm trực tuyến, mọi người luôn ở trên cùng một trang và có thể hợp tác làm việc nếu họ không ở cùng phòng.

Cũng có một công cụ lập lịch tuyệt vời, được gọi là biểu đồ Gantt , cung cấp dòng thời gian trực quan mà nhiệm vụ của bạn là điểm, với thời lượng của chúng được phác thảo khi bạn xác định. Nếu bất kỳ nhiệm vụ nào phụ thuộc vào một nhiệm vụ được hoàn thành trước khi nhiệm vụ khác có thể bắt đầu, những nhiệm vụ này có thể được liên kết, vì vậy tiến trình không bị chặn.

Bên cạnh đó các thiết bị sự kiện của bạn cần được kiểm tra chắc chắn trước khi sự kiện bắt đầu.

Xem thêm: ý tưởng sáng tạo và độc đáo

Chúc các bạn thành trong trong sự kiện của mình!

Loading Facebook Comments ...